Tuzemští zaměstnanci denně promrhají neproduktivní prací 162 minut: zejména zbytečnými úkony či komunikací (37 %), prostoji v důsledku chaotického plánování (33 %) a zbytečnou administrativou (30 %) ve stylu „děláme to, protože to po nás vedení chce“ (viz graf níže). V ročním úhrnu to představuje 138 798 korun vynaložených na zbytečnou, tedy neproduktivní práci. Za nízkou produktivitu práce v kancelářských profesích může i pandemie covid-19, která přinutila pracovat z domova značnou část zaměstnanců.
Vyplývá to z analýzy produktivity práce, kterou realizovala společnost ApuTime mezi 267 tuzemskými společnostmi různých velikostí a zaměření. Analýza se zaměřuje pouze na „kancelářské profese“, tedy intelektuální pracovní činnosti vykonávané pomocí výpočetní techniky, nezahrnuje tedy výrobu a manuální profese.
„Firmy během pandemie částečně ztratily kontrolu nad zaměstnanci. Tu se mylně snaží získat větším důrazem na administrativu. Rovněž komunikace mezi týmy na dálku probíhá chaoticky. Manažeři neumí zaměstnance efektivně úkolovat, navíc oni sami jsou v důsledku velmi neproduktivní. Letos se proto promarní čtyři měsíce pracovního času, což peněžně představuje 138 798 korun na jednoho zaměstnance,“ shrnuje Martin Lonský, ředitel společnosti ApuTime, která se zabývá měřením a zvyšováním produktivity práce za pomoci nástrojů umělé inteligence.
Zvýšení produktivity práce proto představuje ideální cestu ke zvýšení konkurenceschopnosti bez nutnosti finančních škrtů a propouštění. V řadě firem navíc lepší organizace práce uleví přetíženým zaměstnancům či se lze vyhnout zbytečnému náboru zaměstnanců nových.
Paradoxem je, že ve výrobě se běžně sledují a řeší minutové prostoje, zatímco v kancelářích se denně promrhají hodiny času s pocitem, že jinak to nejde. „V případě práce techniků a manažerů až detailní analýza ukáže, kdo opravdu dělá a kdo se veze. Některým zaměstnancům pak oprávněně naskakuje pot na čele,“ říká auditor Ivo Šnajdr, který se specializuje na poradenství v systémech managementu.
Nižší produktivita práce ale nutně neznamená, že se lidé flákají. „Při rozhovorech se zaměstnanci naopak zjišťujeme, že i přes nízkou produktivitu práce nestíhají plnit úkoly a často pracují přesčas. Data nám také jasně ukazují, že nejvíce neproduktivní jsou státní správa a organizace na ni navázané. Organizace neví, jaké činnosti vytvářejí hodnotu a jaké nikoli. Je to ale pochopitelné, nikdo nechce dostat práci navíc nebo vyhazov kvůli nadbytečnosti,“ vysvětluje šéf ApuTime.
Významnou roli při zvyšování tuzemské efektivity práce sehrává umělá inteligence. Strojové učení a robotizace hrají klíčovou roli v průmyslu, ale kancelářím se zatím vyhýbaly. To se ale začíná v pudu sebezáchovy firem postižených pandemií měnit.
Umělá inteligence totiž umí být až drtivě spravedlivá a nestranná. „Běžné elektronické plánovače a úkolovníky jen kopírují lidské myšlení se všemi nešvary s tím spojenými: plánujeme, co nám vyhovuje, nikoli to, co je třeba, nepouštíme se do skutečných, ale jen zdánlivých prioritních úkolů, manažeři upřednostňují svůj čas, nikoli týmu a tak dále. Umělá inteligence ale nikomu nestraní, jedná čistě v zájmu celku, tedy celého týmu,“ vysvětluje Martin Lonský.
Umělá inteligence řídící intelektuální činnost se proto inspirovala životem mravenců, respektive chodem mraveniště. Organizaci mraveniště biologové popisují jako dokonale fungující stroj, který koná v zájmu celku, efektivně, bez zbytečných chyb.
„Podařilo se nám naprogramovat algoritmy, které chování mravenců simulují, takže software upřednostňuje úkoly vedoucí k cíli v co nejkratším možném termínu. Postupně se systém sám učí a zdokonaluje. Funguje navíc jako navigace v autě, která při změně trasy okamžitě přeplánuje průjezdní body, aby řidič dorazil do cíle nejrychleji,“ vysvětluje Martin Lonský ze společnosti ApuTime.
Systémy pro produktivitu práce řízené umělou inteligencí používají všechny velké nadnárodní technologické firmy. V řadě velkých korporací z netechnologických sektorů však chybí. „Tam se obyčejně používají elektronické plánovací nástroje bez prvků umělé inteligence. Ještě horší je situace ve veřejném sektoru a v menších a středních firmách, tam často chybí i jednoduché týmové nástroje,“ uzavírá Lonský.
